Fontos! Ez a rendszer jelenleg is fejlesztés alatt áll, így a
következőkben ismertetett információkban elképzelhetők kisebb változások.
(A rendszer a fejlesztés alatt a "ProjektMester" nevet viselte, végül a
ProMaestro elnevezést kapta.)
A ProMaestro egy projektkezelő szoftver, azonban alkalmas fejlesztések, feladatok és tevékenységek nyilvántartására is.
A projektkezelés hatóköre
Projektindítási igények kezelése
A modul a projekt előkészítésével kapcsolatos információk nyilvántartására szolgál,
így már a szerződéskötés előtti információkat is kezeli a rendszer. Az ügyfél, a
leendő szerződéses partner közvetlenül is beírhat a rendszerbe, sőt felhatalmazott
képviselője elektronikusan alá is írhatja specifikált elvárásait, szerződéskötési
szándékát. Az ügyfél, a megrendelő, részt vehet a termék, szolgáltatás átvételében
is, elektronikusan igazolhatja a teljesítést, vagy beírhatja a rendszerbe a
kifogásait.
Projekt indítási döntések támogatása
Az arra jogosult vezető döntheti el, hogy indítanak-e projektet, vagy sem. Azt is
eldöntheti, hogy a projektindítási döntést ő maga akarja meghozni, vagy valamelyik
vezető társára bízza azt. Ha a döntés a projekt elindítása, akkor a leendő projekt
alapjait rögzíti a rendszerbe. Ezek: mely vállalaton belüli szervezetek, és külső
cégek vesznek rész a projektben, mely szervezet lesz a felelős a projekt kezeléséért,
ki lesz a projekt vezetője, a felkínált sémák segítségével meghatározza a projekt
kockázatát, ha korábban volt már hasonló projekt, akkor kijelöli, hogy ezek közül
melyikre hasonlítson a projekt. Ez utóbbi a projekt sablon kiválasztását jelenti.
Projekttervezés és jóváhagyás
A projektvezető megtervezi a projektet. A megtervezés a projekt feladatokra bontását,
az egyes feladatok felelőseinek és a feladatok végrehajtásába bevont személyeknek
(erőforrások) a kijelölését, a határidők, a költségek és a elkészítendő dokumentációk
listájának tervezését jelentik. A projektvezető arra is javaslatot tehet, hogy szerinte
kiknek kell a megtervezett projektet jóváhagyni. Ha már volt hasonló projekt, annak
jóváhagyóit a rendszer alapértelmezésként felkínálja, de ezt a projektvezető
megváltoztathatja. Ha a projektvezető befejezte a tervezést, aláírja a projektet és
utána a többi kijelölt jóváhagyó is aláírja a projektet. Természetesen bárki
visszautasíthatja az aláírást, indoklással. Ha mindenki aláírta, akkor a projekt
végrehajtható állapotba kerül.
Projekt megvalósítás végigkísérése
A megvalósítást a program magas szintű automatizáltsággal követi. A gyakrabban
bekövetkező eseményekről a rendszer automatikusan üzenetet küld azoknak a személyeknek,
akiknek a folytatáshoz tenniük kell valamit. Például, ha egy előkészített igényről
dönteni kell, a rendszer automatikusan értesíti azokat a személyeket, akik az adott
kérdésben dönthetnek. A projektbe delegált tagok, a saját feladataik teljesítését
szintén beírják a rendszerbe. A közelgő, vagy a már lejárt határidőkről a rendszer
automatikusan értesíti a projektvezetőt.
Projekt eredmények követése
Uniós követelmény, be lehet írni, hogy milyen értékben, vagy a természetes
mértékegységben elért eredményeket hozott a program.
Váratlan események kezelése
A váratlan események, ezek általában problémák, azonnali intézkedést követelnek.
Ilyenkor a projektvezető a felmerült problémák megoldására felelőst jelöl. A program,
a váratlan események megoldására tett minden kísérletet, minden lépését rögzít, ki-mikor-mit
tett. A váratlan esemény kezelése addig tart, amíg az arra jogosult személy a felmerült
problémát megoldottnak nem minősíti. A váratlan esemény megoldásába bevont összes személy,
a megoldásra irányuló lépésekről, azonnal elektronikus értesítést kap.
Projekt lezárás
A projekt lezárására irányuló eljárás, amely dokumentálási követelményeket is
tartalmazhat.
Funkciócsoportok menedzselése
Alapadatok, beállítások, adminisztráció
Itt lehet szervezeteket, személyeket, szabványos projektelemeket, dokumentum típusokat,
költségtípusokat, szaktudásokat stb. felvenni, szerepköröket létrehozni, a hozzájuk
rendelt funkció elérési jogokat beállítani. Ezen kívül számos beállítási lehetőség van,
jelszótörlések, személyek, munkafolyamatok, stb. letiltása. Az alapadatok köre
szervezetenként eltérő is lehet.
Ügyfelek, cégek
Itt állítható be, a rendszer egycéges vagy többcéges jellege. Az egycéges a hagyományos
megoldás, a cégen belül tetszőleges szervezetek tetszőleges projekteket kezelhetnek.
A többcéges változatban van egy kitüntetett cég, (vagy projektközpont), amelynek
tetszőleges számú ügyfele lehet, minden ügyfelének tetszőleges számú projektje. A
projektekbe tetszőleges, (egymástól független) cégek vonhatók be. Minden cég minden
dolgozója beléphet, dolgozhat a rendszerbe, de csak a saját adatait láthatja. Ugyanaz a
cég a különböző projektekben különböző szerepeket tölthet be. A többcéges rendszer
alkalmas a legkülönfélébb üzleti modellek (projektközpontok, holding - leányvállalatok,
fővállalkozó alvállalkozó, stb.) kiszolgálására.
Személyes feladatok
Minden, a rendszerbe felvett dolgozónak személyes modulja van, ebben jelennek meg a
feladatai, vagy azok az információk, amelyek az adott személyt érintik. Itt lehet a
jelszót váltani. A modul az adott személy feladatait csoportokba foglalva tartalmazza,
a csoportok: engedélyezések, valamely projekthez, valamely váratlan eseményhez kötött
feladatok, munkaidő nyilvántartási feladatok, a projekten belüli kommunikációt gyorsító
"üzenőfalon" érkezett üzenetek. A feladatok közül bármelyikre kattintva abba a menüpontba
ugrik a rendszer, ahol az adott feladat végrehajtható.
Projektek
A projektekkel végezhető főbb műveletek: jóváhagyás, módosítás, halasztás és újraindítás,
megszakítás, lezárás. Az egyes műveletek elrendelőit, dátumát, a rendszer tárolja. Szintén
nyilvántartja a rendszer, hogy egy projekt milyen igényekkel, vagy más projektekkel, milyen
kapcsolatban van. A projektek rendszeres állapotjelentését a program automatizáltan előállítja,
vagy támogatja.
Projektfeladatok
A projektek feladatokból állnak, ezeket le lehet bontani alfeladatokra, a feladatokhoz
felelősök, határidők, dokumentumok rendelhetők. A projektfeladatok között kitüntetett
szerepe van a Szabványos feladatnak, amely attól szabványos, hogy bármelyik projektbe
szerepel, ugyanazt jelenti, ugyanúgy kell végrehajtani, és ugyanúgy kell dokumentálni.
A feladatok szerkesztését grafikus eszközök segítik, de a határidők a hagyományos dátum
beírással is megadhatók. A feladatok készültségi szintjét is kezeli a rendszer.
Projektsablonok
A projektsablon célja, hogy hasonló projektek esetében ne kelljen a projekt tartalmát újra
kitalálni, hanem a már bevált megoldást át lehessen venni. A projektsablonban olyan
szabványos feladatok vannak, amelyeket minden projektnél ugyanúgy kell végrehajtani. A
sablon további két eleme a projekt tartalmát és indítását jóváhagyó "aláírók" köre, valamint
az elkészítendő dokumentációk típusa. A projektvezető a tervezéskor eltérhet a sablontól.
A sablon használata jelentős mértékben lecsökkenti a projekt tervezésére fordított időt.
Erőforrás
A rendszer humán és eszköz típusú erőforrásokat kezel, beleértve ebbe azok fajlagos
költségét, rendelkezésre állását. A személyeknek, a konkrét projektbe történő delegálásakor,
megtekinthető az adott személy foglaltsága, és az is, hogy az adott időszakban mivel van
leterhelve. A pillanatnyi leterheltség mellett lekérdezhető az erőforrások havi, negyedéves,
stb. kihasználtsága, és az is, hogy az adott időszakban mire használták, vagy mivel
foglalkozott az erőforrás.
Dokumentum
A rendszerben különféle dokumentum típusokat, és ezek tartalmát (dokumentáció szabványokat)
lehet rögzíteni. Ezek hozzárendelhetőek valamely projekt feladathoz, és készültségi
állapotuk követhető. A dokumentációhoz aláírókat lehet rendelni, a dokumentáció aláíróját
(aláíróit) és az aláírás időpontját a rendszer tárolja. A dokumentációk különböző verzióit
is kezeli a dokumentummenedzselő modul. A rendszerhez, interfészen keresztül, a kereskedelmi
forgalomban kapható dokumentációkezelő szoftverek is kapcsolhatók.
Költségek
A költségeket projektenként, azon belül feladatonként lehet tervezni. A tervezett költségek
mellett a ténylegesen felmerült költségek is nyilvántarthatók. A költségtípusokat a felhasználó
maga határozhatja meg, a projektek költségei szervezetenként összesíthetőek.
Kommunikáció
A rendszer figyeli és követi a munkafolyamatok megvalósulását. A személyeket érintő
feladatokat, eseményeket automatikusan berakja az illető személy személyes moduljába.
Bizonyos eseményekről a rendszer automatikusan e-mailt küld az érintett személyeknek.
A váratlan események megoldásába bevont összes személy a megoldás minden lépéséről azonnal
e-mailt kap. A rendszerben üzenőfal működik, ezen keresztül, a dolgozók eljárásbeli
véleményeket, üzeneteket küldhetnek egymásnak. A problémamegoldással kapcsolatos szakmai
viták, fórumok lehetőségét a wiki modul biztosítja, amely szakértői tudásbázisként is
működhet.
Munkafolyamatok
A főbb munkafolyamatok vázát a projektek életciklusa (tervezési, jóváhagyási, megvalósítási,
lezárási) jelenti, projekten belül pedig a projekt megvalósítása során egymást követő
feladatok megoldása. Kitüntetett szerepe van a projektsablonnak, amely maga is egy
munkafolyamatot jelent, hasonló projekteket hasonló folyamatok szerint kell végrehajtani.
A munkafolyamat "motorja" a rendszer egészében jelen van, és használatával a projekt, a
projektfeladatok, a dokumentációk, az aláírások, eseményei stb. követhetők, visszakereshetők.
A workflow motor beépítése lehetőséget ad arra is, hogy (a későbbiekben) a felhasználó maga
is hozzon létre munkafolyamatokat.
Riportok, listák
A riportok paraméterezhetők. A listák oszlop sorrendjét, a sorok sorrendjét a felhasználó
határozhatja meg, minden lista saját keresővel van ellátva, a listák tartalma, több mint 10
fájlformátumba konvertálható.
Munkaidő nyilvántartás
A nyilvántartás integráns része a rendszernek, kényelmes megoldás segíti annak elkészítését.
A mátrix rendszerű nyilvántartást is kezeli a rendszer, azaz ha valaki a saját szervezetében
is dolgozik, de e mellett más projektbe is delegálva van, akkor munkaidő kimutatását azok a
vezetők írják alá, akik az adott szervezet, vagy az adott projekt vezetői.
Szoftverfejlesztések
Ha akár az egész projekt, vagy annak valamelyik feladata egy szoftver kifejlesztése, akkor
erről a rendszer bővebb információkat is tárol, például: mely szoftver, vagy szoftverek mely
verzióját fejlesztik, milyen változtatás hajtanak végre, stb.
Interfészek
Nyelvi változatok
Szoftver struktúra
Rendszerbevezetés
Üzemelés
Értékesítési módok
Termékcsomagok
Az immáron kész ProMaestro rendszerről további információk találhatók a következő honlapokon:
www.promaestro.info
www.promaestro.eu
www.promaestro.hu
A termék megszületését az Új Magyarország Fejlesztési Terv keretében elnyert GOP-1.3.1-08/B-2009-0041 pályázat tette lehetővé.
Külön köszönettel tartozunk a Magyar Gazdaságfejlesztési Központ Zrt. munkatársainak a pályázat során nyújtott segítségükért.